صفحة جوجل بلس

كيف تنظّم وقتك؟

دليل توفير الوقت
انظر دائماً إلى تقويمك. فإذا كان من الضروري عقد اجتماع فلابد من تحديد موعده قبل أن يهم الحاضرون بالخروج.
صيغة لجدول أعمال الاجتماعات

تاريخ الاجتماع ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

المكان ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
وقت البدء ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الشخص الذي دعا للاجتماع ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
الغرض من الاجتماع ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
النتيجة المرغوب الوصول إليها ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المشاركون
1- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
2- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
3- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
4- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
5- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
النقاط أو الموضوعات التي سيتناولها الاجتماع/ الوقت المخصص لكل منها
1- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
2- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
3- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
4- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
5- ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

لاحظ :
يجب أن توضع أهم فقرة في أول الجدول أن تتم مناقشتها أولا. الشخص الذي يعد الجدول يجب أن يحدد الوقت المسموح به لمناقشة كل نقطة أو موضوع.
حدد أهمية القصايا التي ستتم مناقشتها في جدول أعمال الاجتماع
غالباً يثار في كل الاجتماعات عدد من القضايا والأفكار المختلفة. وبعد إثارة هذه القضايا يقضي المجتمعون قدراً كبيراً من الوقت يحاولون فيه تحديد أهم هذه الأفكار أو القضايا. وفيما يلي أقدم لك طريقة تساعدك على تحديد أهم القضايا:
1. اكتب القضايا أو الأفكار على شكل قائمة مرقمة في جدول كبير.
2. اطلب من جميع الحاضرين أن يكتب كل منهم أرقام الفقرات التي يفضلها.
3. سجل كل الأرقام التي يعطيها لك كل منهم.
4. استبعد الفقرات التي حازت أقل الأصوات.
5. كرر هذه العملية إلى أن يتبقى ثلاث فقرات فقط يمكنك الاختيار من بينها.
6. تناقشوا في الفقرات المتبقية وحاولوا الوصول إلى اتفاق مبني على أهداف المجموعة وعلى المشكلة التي تحاولون حلها.
 
تجنب الاجتماعات الارتجالية

والاجتماعات الارتجالية ما هي إلا تضييع للوقت وتعطيل للإنتاج. فهذه الاجتماعات تعوق تركيزك وتقطع حبل أفكارك وتستنفذ قوة الدفع لديك، فإذا كنت ترغب فعلاً في سير يومك، عليك أن تجد وسيلة للتخلص من مثل هذه الاجتماعات.
وفيما يلي أقدم لك نموذجاً لأحد هذه الاجتماعات. يقف أحدهم قائلاً: "هل يمكن أن أخذ من وقتكم دقيقة واحدة؟ إنني أريد أن أحدثكم بشأن.." ثم يجلس هذا الشخص ويبدأ في الكلام. وتمر خمس دقائق وعشر دقائق وربع الساعة وثلث الساعة ونصف الساعة، وتمر ساعة كاملة من يومك. حقاً إن سؤال هذا الشخص لم يستغرق سوى لحظة واحدة، ولكن للآسف فإنه واصل الحديث عن العديد من الأمور الأخرى دون توقف. وإذا حدث هذا الأمر أو مرتين خلال اليوم الواحد ، من الممكن أن نتقبل ذلك. ولكن للآسف فإن هذا يحدث طوال اليوم في معظم المكاتب. (ومع ذلك تتعجب من أنك تعمل ساعات عديدة دون أن تنجز الكثير من أعمال).
 
تذكر

إذا سمحت ل الآخرين بمقاطعتك بهذا الأسلوب دائماً فلن تحقق أي شيء في عملك.
إذن فعندما يأتي إليك أحدهم المرة القادمة ويجلس على مقعد في مكتبك، قل له بأسلوب حازم ودود:
لا .. في الحقيقة ليس لدى وقت الآن! فأنا في قمة انشغالي في موضوع هام جداً.
ثم، اطلب منه أن يأتي إليك في وقت لاحق لكي يحادثك فيما يريد؛ ولكي يتركك تتم المشروع الذي تنشغل به الآن. (لا شك أن هذا الشخص سوف يماطل ويقول لك" ولكن الأمر لن يستغرق سوى دقيقة واحدة"، فلا تتنازل وابق على نفس إصرارك).
عندما تنظم اجتماعاتك بهذه الطريقة سوف تتمكن من تحقيق الاستفادة المثلى من وقتك. وهكذا يمكنك مناقشة كل ما تريد مناقشته في الاجتماع ويمكن للآخرين أن يفعلوا ذلك. فبهذا لم تخلص نفسك من التعطيل فحسب، بل خلقت فرصة لمناقشته عدد من القضايا الملحة.
 
ضع نظاماً لمكالمتك التليفونية

ويعتبر التليفون من أهم عوامل تضييع الوقت. فكل مرة يرن فيها ينتج عن ذلك تعطيل، وتترك كل ما في يدك لكي تجيب الطالب، وتجد نفسك قد دخلت في موضوع جديد دون أن تشعر. لا أجد مانعاً من أن يترك المتحدث رسالة لك على جهاز الرد على المكالمات، ولا مانع أيضاً من أن يقوم شخص آخر باختصار وتلخيص هذه المكالمات لك.
ولكن على افتراض أنك بادرت بإمساك سماعة التليفون للرد على الشخص الذي يطلبك، يمكنك أن توضح له انك لا تستطيع في هذه اللحظة التحدث معه في الموضوع الذي يريد الحديث بشأنه، واطلب منه أن يحدد موعداً آخر للاتصال بك في وقت لاحق. يفكر معظم الناس في الحوارات التليفونية المجمعة التي يشترك فيها ثلاثة أشخاص أو أكثر. ولكني في الحقيقة أستخدم هذا المصطلح لأطلقه على المكالمات التليفونية ذات المواعيد المسبقة.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد